Je n'aime pas la formation à distance mais je m'adapte...

Comment conserver l'interactivité quand je donne mes formations à distance ? Comment veiller au bien-être et à la satisfaction de chaque participant derrière son écran ? Comment se différencier d'une "simple" vidéo en ligne ? Voici mon retour d'expérience confinée...

Pour moi, il y a 3 dimensions essentielles pour la réussite d'une formation en groupe. 

L'interactivité entre les apprenants et le formateur :

• Je donne des formations 100% pratiques : les participants passent immédiatement à l'action, que ce soit pour créer leur site, leur newsletter, leurs vidéos, recevoir un audit de leur site,...
• Je circule derrière les écrans pour suivre l'avancement de chaque projet, réfléchir aux cas particuliers,  donner du feed-back, répondre aux questions pointues pendant que les autres travaillent. 

La dynamique du groupe :

• Les participants font valider leur projet par les autres ou reçoivent des critiques constructives
• L'intelligence collective permet de trouver ensemble une marque, un titre de newsletter, une façon originale de se présenter en vidéo,... 
• La confiance mutuelle s'installe entre les participants, les masques tombent, les liens se tissent.

La bienveillance :

• Je suis sensible à l'"état énergétique" de chaque participant : peur, joie, fatigue, stress... et j'essaie d'y répondre au mieux
• J'essaie que chacun.e prenne confiance dans son projet et dans ses capacités de le mener à bien

C'est un fameux défi de transformer toutes ces dimensions dans une formation en ligne ! 

Tant pour les apprenants que pour le formateur, la formation en ligne représente un effort de concentration important. Il est nécessaire d'adapter le rythme et la durée.

• La durée des formations en ligne est réduite de moitié par rapport aux formations en présentiel (maximum 4h au lieu de 8h).
• Le nombre d'apprenants doit permettre le maintien de l'interactivité.
• La formation est découpée en séquences thématiques de 40 minutes avec mini-pauses entre les séquences
• Je montre les points-clés à mémoriser sous forme d'infographie. 
• J'ouvre la formation 30 minutes avant la formation, pour tester la connexion et accueillir les participants. 

• Pendant le temps d'accueil (30 minutes avant le démarrage de la formation), chacun est invité à venir "prendre un café" virtuel avec le groupe. Je vérifie que chacun peut partager son écran, se faire entendre. Chacun se présente aux autres
• Je parle aux apprenants face caméra, en les questionnant régulièrement et personnellement
• La très grosse majorité (80%) de la formation se compose d'exercices individuels, en ligne ou hors ligne, avec partage des résultats.
• Pour les explications tecniques, je fais partager l'écran d'un participant que je guide pour qu'il applique les consignes. Cela permet aux autres de faire l'exercice sur leur propre outil, au même rythme. Et cela me permet de rester concentrée sur une seule tâche.
• Je change régulièrement de "victime" (celui qui partage son écran !) et je commente les réalisations de chacun, avec bienveillance bien sûr (!!!)
• Je réponds aux questions posées immédiatement (si elles sont pertinentes) 

L'outil le plus simple à mettre en place (et à utiliser par les participants) est Zoom.us. Dans sa formule payante (17 EUR/animateur et par mois), Zoom permet d'inviter jusque 100 participants en durée illimitée (en gratuit, limite de 40 minutes, insuffisant pour une formation).

• Chaque formation a une adresse (un numéro) unique et peut être protégée par mot de passe.
• Les invités sont invités à installer Zoom sur leur ordinateur mais ce n'est pas une obligation. Il est possible de se connecter via un navigateur mais il y a un risque de le fermer accidentellement (surtout si on travaille sur un site web !) et de perdre le fil de la formation.
• Sur tablette ou smartphone, il faut installer l'application et cela ne permet pas le partage d'écran lors des exercices qui sont effectués sur l'ordinateur. 
• Le formateur peut parler face caméra (webcam) ou partager son écran (pour donner des explications sur un outil ou montrer un site) ou même partager l'écran son smartphone relié par cable à l'ordinateur (utile pour former à certaines applications)
• Les apprenants sont invités à interagir via la discussion instantanée, ou via le son si ils parlent chacun à leur tour (le formateur peut activer le son ou chacun peut activer / désactiver son micro avant de parler).
• La vidéo (côté participants) est intéressante pour voir les réactions (cela crée plus d'interactivité) et est indispensable pour partager leur écran.
• Le formateur peut prendre les commandes sur l'écran d'un participant
• Possibilité d'enregistrer la formation
• Zoom offre une très bonne stabilité et qualité de diffusion.

Objet : Formation [nom de la formation] ce [jour, date et heure ] : préparation et invitation Zoom

Chers participant.e.s,

Je me réjouis de vous accueillir ce lundi 4 mai dès 9h sur Zoom. Voici un petit rappel des choses à préparer ainsi que les les infos de connexion. 

Accueil et horaire

Je vous attends pour faire connaissance autour d'un café dès 9 heures sur Zoom (c'est à ce moment que l'on règlera les paramètres techniques et que l'on pourra faire un tour de table pour se présenter). La formation débutera à 9h30 précises et se terminera à 16h, avec une pause de 40 minutes à midi. 

Connexion à Zoom 

J'utilise le logiciel Zoom qui permet de partager le son, la vidéo et les écrans de chacun. 

• Je vous recommande de télécharger Zoom et de rejoindre la réunion lundi à 8h30 en entrant son numéro XXX XXXX XXXX
• Vous pouvez aussi simplement cliquer sur ce lien (lien donné par Zoom) pour rejoindre la réunion avec votre navigateur (moins pratique car on va travailler sur ce même navigateur)
• Vous pouvez éventuellement installer l'application Zoom sur votre téléphone si vous ne pouvez pas télécharger de logiciel sur l'ordinateur professionnel. Mais dans ce cas, vous ne pourrez pas partager votre écran avec le groupe. 

L'important est de maintenir le contact visuel et par le son entre nous, pour un maximum d'interactivité et de convivialité. 

En cas de difficulté technique, ZZZ (nom de votre assistant.e) se tiendra à votre disposition par téléphone de 9h à 9h30 au xxxxxxxxxxxxxxxxx.

1. Quelques jours avant la formation, planifiez la "réunion Zoom" dans votre programme. Copiez le lien et le numéro de réunion Zoom. Invitez les participants à télécharger Zoom sur leur ordinateur (nécessaire si partage d'écran) et à rejoindre la réunion avec le numéro de réunion.

2. Ouvrir la réunion 30 minutes avant la formation pour s'assurer que tous les participants ont pu se connecter et que les paramétrages de base (son, vidéo, partage d'écran) fonctionnent. C'est aussi l'occasion de se présenter autour d'un café virtuel :-)

3. Paramétrages de Zoom au moment où vous démarrez la formation :

4. D'autres fonctions utiles à montrer aux apprenants avant de démarrer (en bas de l'écran principal) :

• Micro et vidéo pour chaque participant (à gauche)
• Partage d'écran (indispensable, avec différentes possibilités : tout l'écran, le navigateur, un programme, le téléphone relié par cable,...)
• Partage d'écran vers un tableau blanc (flipchart virtuel)
• Converser : l'animateur peut autoriser le tchat. Chacun peut converser avec l'animateur ou avec tous (idem pour les réponses)
• Enregistrer : je ne suis PAS favorable à l'enregistrement vidéo de la formation (confidentialité, poids du fichier vidéo)
• Réactions : je n'ai pas utilisé en formation (de peur de ramasser une tomate virtuelle peut-être !)

5. Les erreurs à ne pas faire :

• hum
• hum
• hum

Non, franchement, vous coyez que je vais avouer toutes les boulettes que j'ai faites avant de maîtriser la formation en ligne ? Allez, arrêter de stresser et lancez-vous, c'est comme cela que l'on apprend. Sur ce, je vous laisse, ce soir j'organise un apéro virtuel. Eh oui, ça ne sert pas qu'à bosser Zoom !

Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques en matière de formation à distance ? Le faites-vous par plaisir ou par obligation ? Et vos apprenants, qu'en pensent-ils ?

Merci pour vos avis et conseils !

 Je vous accompagne "à quatre mains" pour développer une stratégie de formation en ligne et mettre en place tous les outils nécessaires, du tournage de vos premières vidéos à la mise en place des modules sur une plate-forme de diffusion.